Vom digitalen Kassenzettel profitieren Händler und Kunden
Die Zeit ist reif für den Wechsel vom traditionellen Papier-Kassenzettel hin zum digitalen Kassenbon. Für Händler, die darüber nachdenken, diesen Schritt zu gehen, bietet der digitale Kassenzettel zahlreiche Vorteile gegenüber seinem papierbasierten Pendant. Erfahren Sie hier, warum der digitale Kassenbon eine zeitgemäße Lösung ist, die Ihre Kunden begeistern wird.
Was ist ein E-Bon?
Ein E-Bon, oder digitaler Kassenbon, ist ein elektronischer Beleg, der anstelle eines Papier-Kassenzettels ausgegeben wird. Er kann über verschiedene Kanäle wie E-Mail, QR-Code oder per App direkt auf das Smartphone des Kunden übertragen werden. Dabei wird der Beleg in einem digitalen Format gespeichert, das sowohl für den Händler als auch für den Kunden leicht zugänglich ist, zum Beispiel als GoBD-konformes PDF. Der elektronische Kassenbon ist explizit als gesetzeskonform eingestuft und somit eine valide Alternative zum Papierbeleg. Im Online-Handel wird die elektronische Rechnung bereits seit einigen Jahren erfolgreich genutzt. Um die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, muss der E-Bon jedoch in einem unveränderbaren Format für das Finanzamt vorliegen, etwa als XML oder ZUGFeRD.
Vorteile des papierlosen Kassenbons mit QR-Code
Für welche Form des papierlosen Kassenbons Sie sich in Ihrem Unternehmen entscheiden — ob mit QR-Code, E-Mail oder App — die digitalen Belege haben viele Vorteile gegenüber ausgedruckten Kassenzetteln. Angefangen mit der Einrichtung einer entsprechenden Lösung für Ihre Kassensoftware, die dank aktuellster Technik schnell und einfach umsetzbar ist.
Lesen Sie hier mehr über die Vorteile des digitalen Kassenbons:
Umweltschutz und Nachhaltigkeit
Ein großer Vorteil des digitalen Kassenbons ist der Beitrag zum Umweltschutz. Jährlich werden Milliarden von Papier-Kassenzetteln gedruckt, was immense Mengen an Papier, Druckerfarbe und Energie erfordert. Allein in Deutschland werden seit 2020 jedes Jahr unglaubliche 7 Millionen Kilometer an Kassenzetteln ausgedruckt, viele davon landen nach kurzer Zeit im Müll. Besonders Belege, die auf Thermopapier gedruckt werden, sind bedenklich, da sie aufgrund ihrer giftigen Inhaltsstoffe (besonders BPA) nicht im Papiermüll recycelt werden können, sondern in den Sondermüll gehören. Ein digitaler Kassenbon hingegen verursacht keinerlei Papierabfall und reduziert somit den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens erheblich.
Kosteneffizienz: Digitaler Bon vs. Kassenrolle
Die Umstellung auf digitale Kassenbons kann Ihre Betriebskosten signifikant senken. Durch den Wegfall von Papier, Druckerfarbe und Wartung der Drucker sparen Sie nicht nur Materialkosten, sondern auch die Kosten für die Entsorgung und Archivierung der Papierbelege. Diese Einsparungen summieren sich, insbesondere bei einem hohen Transaktionsvolumen.
Je nach gewählter Lösung fallen für die Einführung des elektronischen Kassenzettels einmalige Kosten an. Wählen Sie ein Paket mit Cloud-Lösung zur Archivierung Ihrer Belege, lassen sich die Kosten für das Cloud-Abo und die bisherigen Kosten für Kassenrollen leicht gegenüberstellen. Wenn Sie mehrere Kassen betreiben und täglich ein mittleres bis hohes Kundenaufkommen haben, können Sie bereits bei dieser simplen Vergleichsrechnung eine Ersparnis von mehreren Hundert Euro ausmachen. Übrigens: Wenn Sie sich für die moderne Kassensoftware für den Einzelhandel drs//POS entscheiden, haben Sie bereits die Option, eine voll kompatible Anbindung unserer digitalen Kassenbon-Lösung zu nutzen.
Digitale Kassenbelege einfach verwalten und archivieren
Digitale Kassenbelege bieten eine vereinfachte Verwaltung und Archivierung der Belege. Anstatt papierbasierte Kassenzettel in Archiven lagern zu müssen, können digitale Belege sicher in der Cloud gespeichert werden. Dies erleichtert die Suche nach bestimmten Belegen und sorgt dafür, dass Ihre Dokumentation stets gut organisiert ist. So sparen Sie zudem Lagerplatz im Büro.
Kundenzufriedenheit
Für viele Kunden ist der digitale Kassenbon eine willkommene Erleichterung. Kein lästiges Sammeln und Aufbewahren von Papier-Kassenzetteln mehr. Stattdessen haben Kunden ihre Belege jederzeit griffbereit auf ihrem Smartphone. Außerdem ermöglicht der digitale Kassenbon eine nahtlose Integration in Apps zur Verwaltung persönlicher Finanzen, was den Nutzern einen echten Mehrwert bietet.
Und wenn sie den Beleg nicht behalten wollen? Anstatt einen Thermopapierzettel in den Müll zu werfen, können Kunden die Annahme des digitalen Belegs einfach ablehnen — das Präsentieren des Belegs auf einem Display reicht für Händler aus, um gesetzeskonform zu sein. Entsorgen die Kunden Ihren Beleg lieber daheim, produzieren sie auch keinen Müll, sondern geben lediglich Speicherplatz frei — eine einfache und saubere Lösung.
Die Belegausweispflicht: Gesetzeskonform mit elektronischem Kassenbon
Die Belegausweispflicht soll die Kassensicherungsverordnung unterstützen. Sie wurde in Deutschland 2020 eingeführt und verlangt, dass jeder Käufer einen Beleg über den Kaufvorgang erhält. Diese Vorschrift kann problemlos durch digitale Kassenbons erfüllt werden. Tatsächlich erleichtern digitale Belege die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen, da sie automatisch und in der richtigen Form an den Kunden übermittelt werden können.
Digitale Bon-Konzepte für den Handel
Handel und Softwareentwickler arbeiten besonders seit Einführung der Bonpflicht an der Entwicklung des digitalen Kassenbons. Dadurch gibt es ganz unterschiedliche Konzepte, wie der Kassenzettel elektronisch bereitgestellt werden kann. Diese Lösungen haben Ihre Vor- und Nachteile für Händler sowie Kunden. In den nächsten Jahren wird sich zeigen, welche Lösungen Bestand haben. So können Händler Ihren Kunden einen E-Bon an der Kasse zukommen lassen:
- Kunden geben Ihre E-Mail oder Handy-Nummer an und das Kassenpersonal versendet den Bon an ihr Smartphone per Mail oder SMS.
- Kunden verfügen über eine kostenlose App des jeweiligen Händlers und präsentieren beim Zahlen einen QR-Code auf ihrem Smartphone, der abgescannt wird. Das Kassensystem erhält so die „Adresse“ für den Beleg und sendet ihn an die App
- Apps auf Händler-Seite können den digitalen Beleg in einen QR-Code oder Barcode umwandeln, der auf dem Kunden-Display angezeigt wird. Auch NFC-Anbindungen sind möglich.
- Scannt der Kunde den Code oder bewegt sein Smartphone über das NFC-Gerät, wird entweder eine E-Mail versendet oder eine Händler-Seite mit dem Beleg geöffnet, den Kunden dann herunterladen können. Moderne Systeme können den Beleg auch direkt per NFC an das Smartphone senden.
Vor- und Nachteile
Während Kunden eher ungern ihre E-Mail-Adresse an jeder Ladenkasse aufsagen werden, so bieten Kunden-Apps mehr Privatsphäre. Diese Apps können von Händlern oder von unabhängigen Software-Anbietern für Kunden zur Verfügung gestellt werden. Die Hersteller unabhängiger Apps bieten Kunden oft zusätzliche Extras und Bonus-Punkte von Drittanbietern. Bei Händler-Apps profitieren die Kunden von Preisvorteilen und Aktionen. Sowohl Händler als auch externe App-Anbieter sollten bei der Einbindung solcher Partner, die mit Kundendaten arbeiten, stets auf eine datenschutzkonforme Datenübertragen achten. Natürlich ist der Datenschutz auch bei der händlerinternen Verarbeitung von Kundendaten wichtig. Die Bindung an die App kann die Kundenloyalität steigern, aber ebenso abschrecken, wenn für jedes Geschäft potenziell eine App installiert werden muss.
Eine einfache Lösung ist hingegen der QR-Code am Display. Zwar können hier weniger relevante Daten gesammelt oder Boni-Programme genutzt werden, aber sowohl für Kunden als auch für Händler gibt es mehr Freiheiten bezüglich Software und Betriebssystem. Gleichzeitig kann die Privatsphäre an der Kasse gewahrt bleiben. Wie das funktioniert, sehen Sie in unserem Messe-Video zum digitalen Kassenbon. Denn bei der Software drs//POS von der DRS AG ist diese Funktion bereits integriert.
Digitalisierung im Handel: Einfach in die Zukunft starten mit der DRS AG
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