Technisch gut aufgestellt für die Kassensicherungsverordnung

Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr, kurz: Kassensicherungsverordnung oder KassenSichV, ist eine gesetzliche Regelung, die die Anforderungen an elektronische Kassensysteme und Registrierkassen festlegt. Ziel ist es, Manipulationen an Kassenaufzeichnungen zu verhindern.

Die Verordnung verlangt, dass Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind, die alle Transaktionen manipulationssicher aufzeichnet. Sie wurde aufgrund §146a Absatz 3 der Abgabenordnung erlassen und ergänzt die GoBD. Im Zuge der KassenSichV wurde zudem die Belegpflicht eingeführt (§146a Absatz 6). Kassensysteme, die von der KassenSichV berührt sind, unterliegen zudem der Kassennachschau.

Handeln Sie rechtssicher, unterstützt von unseren Software-Lösungen

Kurz nach Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung hat die DRS AG die ersten Software-Lösungen für Kassensysteme enwickelt, die die technischen Voraussetzungen für eine KassenSichV-konforme Abrechnung schaffen. Mit TSE und drs//ARCHIVE werden Daten manipulationssicher über verschiedene Systeme hinweg verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert. Die digitale Transformation geht hier Hand in Hand mit der Gesetzgebung. Dank der hochgradig integrierten Software-Lösungen der DRS AG können Händler nicht nur eine transparente, prüfbare Buchführung erstellen, sondern gewinnen einen noch besseren Überblick über die eigenen Bestände und wertvolle Daten über Einkauf und Verkauf.

Als Händler müssen Sie Ihre Transaktionen unveränderbar aufzeichnen und archivieren. Daraus ergeben sich folgende Pflichten, die auf technischer Seite mit unseren Software-Lösungen unterstützt werden:

§6 KassenSichV: Was bedeutet die Belegausgabepflicht für Händler?

Laut Belegausgabepflicht ist jeder Händler verpflichtet, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und dem Kunden anzubieten. Dies gilt unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg annimmt oder nicht. Die Belegausgabepflicht soll sicherstellen, dass alle Transaktionen nachvollziehbar sind und keine Einnahmen verborgen bleiben. Somit ist sie Teil der Verfahrensdokumentation, der Händler nachkommen müssen. Anstelle von Papier-Bons dürfen auch digitale Belege verwendet werden.

Notwendige Angaben auf dem Bon, dürfen laut Kassensicherungsverordnung auch als QR-Code angegeben werden, solange sie über die vorgeschriebene Schnittstelle (DSFinV-K) auslesbar sind.

Kassensicherungsverordnung: TSE-Einbindung in verschiedenen Kassensystemen

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein zentraler Bestandteil der KassenSichV. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die TSE sorgt dafür, dass jede Transaktion manipulationssicher protokolliert wird. Je nach Kassensystem kann die TSE unterschiedlich implementiert werden:

1. Hardware-Lösung: Externe TSE-Module, die an die Kasse angeschlossen werden.
2. Cloud-Lösung: TSEs, die als Cloud-Dienst angeboten werden und über das Internet zugänglich sind.
3. Integrierte Lösung: Direkt in die Kasse integrierte TSEs.

Jede dieser Lösungen muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden.

Verfahrensdokumentation: Das A und O für Steuerprüfer

Hand in Hand mit der KassenSichV geht die Verfahrensdokumentation. Die Pflicht für Händler, ihre Transaktionen geordnet und nachvollziehbar zu gestalten, ergibt sich aus §145 AO. Die Verfahrensdokumentation ist eine detaillierte Beschreibung aller Prozesse und Systeme, die zur Aufzeichnung, Verarbeitung und Speicherung von Geschäftsvorfällen genutzt werden. Sie soll sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen an den Handel, insbesondere die GoBD, gewährleistet werden.

Hauptbestandteile der Verfahrensdokumentation:

• Organisationsbeschreibung
• Systemdokumentation
• Anwenderdokumentation
• Betriebsdokumentation

Die Verfahrensdokumentation muss jederzeit aktuell und nachvollziehbar sein, sodass bei einer Prüfung durch das Finanzamt die ordnungsgemäße Kassenführung und Datenverarbeitung nachgewiesen werden kann. Die Verantwortung für die Dokumentation liegt beim Händler, da hier firmeninternes Wissen gefragt ist. Jedoch unterstützt die DRS AG ihre Kunden mit Software-Lösungen, Software-Dokumentationen und hilfreichen Informationen, wie Sie diesem Video entnehmen können:

Kassensicherungsverordnung 2024: Das ist neu

Seit 2024 gilt die Belegpflicht nach §146a auch für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, jedoch müssen diese Anbieter zwei Punkte, die sonst für Händler gelten, nicht beachten: Die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen darf entfallen. Der verpflichtende Beleg für Kunden kann ohne vollständigen Namen und Anschrift des Unternehmers erstellt werden. Pflicht ist aber auch hier eine Schnittstelle zum Daten-Export, die DSFinV-TW.

Schon seit längerer Zeit gilt für den Handel auch die Kassen-Meldepflicht. Demnach muss jede Kasse eine Registriernummer vorweisen, die Sie beim Finanzamt melden müssen. Stand jetzt (Juni 2024) hat Elster jedoch noch kein Meldeportal zur Verfügung gestellt. Ende 2024 soll es aber so weit sein. Dann können Händler jede Ihrer Kassen vorschriftsmäßig registrieren.

So unterstützt DRS Händler bei der Einhaltung der KassenSichV

Die voll integrierte Kassensoftware für den Einzelhandel drs//POS und das Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel drs//STORE sowie drs//HQ für die dezentrale Organisation sind lückenlos miteinander verknüpft. Mit einer BSI-zertifizierten TSE arbeiten unsere Software-Lösungen verlustfrei und manipulationsresistent. Die Echtzeitdaten lassen sich nicht nur von Steuerprüfern in kürzester Zeit abrufen, auch Sie haben den Überblick über all Ihre Daten, jederzeit, wenn Sie ihn brauchen — für Analysen, Loss Prevention oder Marketing-Zwecke.

So unterstützen wir Sie mit kluger Software, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können und die Einhaltung der Kassensicherungsverordnung technisch erleichtert wird:

Automatisierte Einhaltung der Belegausgabepflicht

Unsere Kassensoftware für Bedienkassen, SCO und mobile Kassen kann automatisch für jeden Verkaufsvorgang einen Beleg erstellen und ausdrucken oder digital mit QR-Code bereitstellen. Dies erleichtert die Einhaltung der Belegausgabepflicht der KassenSichV und reduziert den manuellen Aufwand für Ihr Personal.

Integration der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

drs//POS kann nahtlos mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verbunden werden. Diese Integration sorgt dafür, dass alle Transaktionen automatisch und manipulationssicher aufgezeichnet werden, wie von der KassenSichV gefordert. Die Software stellt sicher, dass die TSE ordnungsgemäß arbeitet und die notwendigen Daten speichert. Für die durch das Finanzamt vorgeschriebene Datenspeicherung von 10 Jahren nutzen unsere Kunden drs//ARCHIVE.

Effiziente Bestandsverwaltung und Nachvollziehbarkeit

Durch die Integration von Warenwirtschaft und Kassensoftware können Sie Ihre Bestände effizient verwalten. Jeder Verkauf wird sofort im System erfasst, was zu einer genauen Bestandsführung beiträgt. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit und sorgt dafür, dass alle verkauften Artikel korrekt dokumentiert sind.

Einfache Verwaltung und Archivierung von Aufzeichnungen

Mit drs//STORE und drs//POS können Sie alle Verkaufsdaten zentral speichern und verwalten. Dies erleichtert die Archivierung und den Zugriff auf historische Daten, die für Prüfungen durch das Finanzamt erforderlich sind. Die Daten werden geordnet und sicher aufbewahrt, was den Anforderungen der GoBD entspricht.

Automatisierte Berichterstattung und Fiskalisierung

Unsere Warenwirtschaft kann automatisch Berichte erstellen, die alle erforderlichen Daten für die Fiskalisierung enthalten. drs//HQ konsolidiert zudem die gesamten Daten aller Märkte im System in der Zentrale. Diese Daten umfassen detaillierte Aufzeichnungen aller Geschäftsvorfälle, die für Steuerprüfungen und die Kommunikation mit dem Finanzamt benötigt werden.

Regelmäßige Updates und Compliance

Wir stellen regelmäßig Updates zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Ihre Software immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies umfasst auch Anpassungen an neue Bestimmungen oder Änderungen der KassenSichV. So können Sie sich darauf verlassen, dass ihre Software stets compliant ist.

Benutzerfreundlichkeit

Unsere Kassensoftware ist benutzerfreundlich und intuitiv, was die Schulung des Personals vereinfacht. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die Anforderungen der KassenSichV kennen und korrekt umsetzen können. Unsere Schulungsmaterialien und der Technik-Support stehen unseren Kunden auch nach der Systemeinführung zur Verfügung. Mit einer intuitiv bedienbaren Software ist auch die durch die KassenSichV für Elektronische und PC-gestützte Kassensysteme anwendbare Kassennachschau zügig und ohne lange Unterbrechungen des Tagesgeschäfts erledigt.

Die Kassen-Nachschau für Kassensysteme im Sinne der KassenSichV

Die Kassen-Nachschau basiert auf § 146b der Abgabenordnung (AO) und ist ein Instrument der Finanzverwaltung zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen durch elektronische Kassensysteme und Registrierkassen. Sie wurde in Deutschland eingeführt, um die Einhaltung der Vorschriften der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der GoBD sicherzustellen.

Bei der Kassen-Nachschau überprüfen die Finanzbehörden unangekündigt die Kassenführung eines Unternehmens direkt vor Ort. Durch gut integrierte, KassenSichV-konforme Kassensoftware und Warenwirtschaft und Archiv-Daten kann die Prüfung immens beschleunigt werden und Sie können zum Tagesgeschäft zurückkehren. Diese Vorbereitungen sollten Händler für die Kassen-Nachschau treffen:

• Einsatz von zertifizierten Kassensystemen: Elektronische Kassensysteme müssen den Anforderungen der KassenSichV entsprechen — mit BSI-zertifizierter TSE.
• Einhaltung der GoBD: Vollständige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, Unveränderbarkeit der Daten und die Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format für Prüfungen durch die Finanzbehörden.
• Bereithaltung der Kassenaufzeichnungen: Alle Kassenaufzeichnungen und Belege ordentlich und übersichtlich führen und aufbewahren. Relevante Daten müssen für eine Kassen-Nachschau leicht zugänglich sein.
• Aktualität und Vollständigkeit der Daten: Die Daten im Kassensystem müssen stets aktuell und vollständig sein. Händler sollten sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle zeitnah und korrekt erfasst werden.
• Schulung des Personals: Mitarbeiter müssen wissen, wie sie die TSE bedienen und was im Falle einer Kassen-Nachschau zu tun ist.
• Bereitstellung von Dokumentationen: Händler sollten technische Dokumentationen, Bedienungsanleitungen und Zertifikate der verwendeten Kassensysteme bereithalten.
• Zugriffsmöglichkeiten für die Finanzbehörden: Zugriff auf Kassensysteme und gespeicherte Daten direkt im System oder mit exportierten Daten (DSFinV-K sollte vorhanden sein).

Möchten Sie mehr über die integrierten Kassenlösungen der DRS AG und die technische Unterstützung zur Einhaltung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie weiteren gesetzlichen Vorgaben erfahren? Dank moderner, geräteübergreifender Software ist beispielsweise die Alterverifikation am SCO aufwandsarm möglich. Sie wollen mit Omnichannel Management durchstarten? Wir beraten Sie gerne zum Thema und bieten die individuelle Software-Lösung für Ihre Ansprüche.

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