Warum ist die Verfahrensdokumentation an Kasse und Belegablage Pflicht?
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation basiert auf den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und deren Konkretisierung durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und stützt sich auf § 145 der Abgabenordnung. Die GoBD werden von der Finanzverwaltung vorgegeben und definieren die Anforderungen an die Buchführung und Datenspeicherung.
Gemäß den GoBD müssen Prozesse und Verfahren in einem Unternehmen so dokumentiert werden, dass eine Betriebsprüfung den Ablauf der Buchführung und die Entstehung steuerrelevanter Daten vollständig nachvollziehen kann. Dies schließt die Kassenführung und die Nutzung von Kassensystemen ein. Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können zu Problemen mit der Finanzverwaltung führen, da sie den Verdacht auf steuerliche Unregelmäßigkeiten begründen.
Welche Angaben sind nötig und welchem Zweck dienen sie?
Die Verfahrensdokumentation ist eine detaillierte Beschreibung aller Prozesse und Verfahren, die in einem Unternehmen zur Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten genutzt werden.
Sie umfasst folgende Kernaspekte:
- Prozesse der Datenerfassung, beispielsweise über Kassensysteme
- Systeme, wie Warenwirtschafts- oder Kassensoftware
- Verfahren zur Speicherung, Aufbewahrung und Sicherung von Daten
- Prüfung der Datenintegrität und -unveränderbarkeit
Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, die Transparenz der Buchführung sicherzustellen. Sie zeigt den Aufbau der genutzten Systeme sowie die Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von steuerrelevanten Unterlagen auf. Damit dient sie sowohl der internen Kontrolle als auch der Nachweispflicht gegenüber der Finanzverwaltung. Die Dokumentation unterstützt zudem die Einhaltung der Kassensicherungsverordnung.
Konsequenzen bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation
Das Fehlen einer vollständigen und aktuellen Verfahrensdokumentation kann unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. So können die Steuerbehörden ohne eine nachvollziehbare Dokumentation Ihre Umsätze und Gewinne schätzen, was oft zu einer höheren Steuerlast führt. Außerdem wird eine mangelhafte Dokumentation von der Finanzverwaltung als Verletzung der Buchführungs- und Kassenführungspflichten angesehen. Dies kann Strafen und Nachzahlungen zur Folge haben. Abgesehen von rechtlichen Konsequenzen kann Ihr Unternehmen einen Imageschaden erleiden: Steuerprüfungen mit negativen Ergebnissen schädigen möglicherweise das Vertrauen von Partner:innen oder Kund:innen in den Betrieb. Eine gut gepflegte Verfahrensdokumentation hingegen minimiert diese Risiken und zeigt der Finanzverwaltung, dass der Betrieb verantwortungsvoll geführt wird.
Mit gutem Beispiel vorangehen: Vorteile der Verfahrensdokumentation und digitalen Belegablage
Die Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation von Kasse über WaWi bis Buchführung und die Integration einer digitalen Belegablage bieten auch über die Pflichterfüllung hinaus Vorteile.
- Rechtssicherheit: Mit einer vollständigen Verfahrensdokumentation sind Händler:innen bestens auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet und vermeiden unnötige Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung.
- Effizienzsteigerung: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zwingt Unternehmen dazu, ihre Prozesse zu analysieren und anzupassen. Das ist eine ideale Gelegenheit dafür, ineffiziente Arbeitsabläufe zu identifizieren und zu optimieren.
- Kosteneinsparung: Digitale Belegablagen verringern die Kosten für die physische Aufbewahrung von Unterlagen. Außerdem wird die Prüfung durch Steuerberater und Finanzämter erleichtert. Dank einer umfassenden Dokumentation von Kassen- oder Warenwirtschaftssoftware durch Hersteller wie der DRS AG wird zudem die Aufbereitung der Systemdokumentation enorm erleichtert.
- Nachvollziehbarkeit: Eine strukturierte Verfahrensdokumentation erhöht die Transparenz der betrieblichen Systeme und Prozesse.
Was gehört alles zur Verfahrensdokumentation nach GoBD dazu?
Die Verfahrensdokumentation als Pflichtangabe ist ein zentraler Bestandteil der GoBD und gliedert sich in mehrere wichtige Bereiche, die jeweils spezifische Anforderungen und Inhalte abdecken. Diese müssen vollständig und aktuell vorliegen, um den Vorgaben der Finanzverwaltung zu entsprechen. Als Hersteller von Software-Lösungen für den Handel können wir keine finanzrechtlichen Empfehlungen geben, aber möchten unsere Kund:innen und andere Unternehmer:innen im Einzelhandel mit allgemeinen Informationen zu Ihren Pflichten bei der Verfahrensdokumentation unterstützen. Im Video geben wir einen Überblick über die wichtigsten Punkte. In den folgenden Zeilen können Sie noch mehr darüber erfahren.
Allgemeine Beschreibung
Die allgemeine Beschreibung bietet einen Überblick über die eingesetzten Systeme und deren Rolle im Unternehmen; etwa ob sie zur Verwaltung von Kassendaten, der Buchhaltung oder der Warenwirtschaft genutzt werden. Außerdem wird die Art der erfassten Daten definiert. Zum Beispiel: Umsatzzahlen, Beleginformationen oder steuerlich relevante Aufzeichnungen. Diese grundlegenden Informationen bilden die Basis für eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation und ermöglichen es den Betriebsprüfern, die Funktion und Zielsetzung der Systeme schnell zu verstehen.
Systembeschreibung
In der Systembeschreibung werden Aufbau und Funktionen der verwendeten Systeme detailliert dargestellt. Das betrifft Kassensoftware, Warenwirtschaftsprogramme und andere IT-Systeme, die steuerrelevante Daten verarbeiten. Darüber hinaus sind auch die Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen zu dokumentieren. Diese Verbindungen spielen eine entscheidende Rolle für die Datenübertragung und -verarbeitung. Beispielsweise müssen Händler:innen bei der Verfahrensdokumentation zu Systemen erklären, wie Daten aus der Kasse ins Buchhaltungssystem übertragen werden und welche Sicherungsmaßnahmen dabei greifen.
Anwenderdokumentation
Die Anwenderdokumentation dient dazu, den Umgang mit den Systemen für alle Mitarbeiter zu regeln. Sie umfasst Nutzungsanleitungen, die den Betrieb der Kassensysteme, die Eingabe von Daten und die ordnungsgemäße Bedienung erklären. Weiterhin gehören Schulungskonzepte dazu, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit den Systemen geschult und auf mögliche Änderungen vorbereitet sind. Diese Schulungen erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern stellen auch sicher, dass die Bedienung den GoBD-Vorgaben entspricht.
Technische Beschreibung
Die technische Beschreibung der verpflichtenden Verfahrensdokumentation bezieht sich auf die IT-Infrastruktur des Betriebs und deren Anforderungen. Sie beschreibt die IT-Architektur, etwa welche Server, Cloud-Lösungen oder Datenbanken verwendet werden, und erklärt die technischen Anforderungen, die zur Nutzung der Systeme notwendig sind. Ein zentraler Aspekt sind die Maßnahmen zur Datensicherung und -archivierung, die sicherstellen, dass steuerlich relevante Daten unveränderbar gespeichert und vor Verlust geschützt sind. Hierzu zählen regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen und Protokolle über Veränderungen an den Daten.
Digitale Belege und andere Daten, die für die Buchführung relevant sind, werden von unserer Kassensoftware für den Einzelhandel drs//POS von Haus aus GoBD-konform — unveränderbar und in einem für die Betriebsprüfung auslesbaren Format — aufgenommen. Über das Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel drs//STORE werden sie verarbeitet und für die Buchführung zur Archivierung bereitgestellt.
Betriebsdokumentation
Die Betriebsdokumentation umfasst die langfristige Pflege und Wartung der verwendeten Systeme. Dazu gehört die Dokumentation von Änderungen und Updates, etwa bei der Einführung neuer Softwareversionen oder der Anpassung bestehender Systeme an gesetzliche Anforderungen. Außerdem müssen Nachweise über Prüfungen und Zertifizierungen vorgelegt werden, die belegen, dass die eingesetzten Systeme den GoBD entsprechen. Dies schafft Transparenz und zeigt, dass das Unternehmen seine Pflichten ernst nimmt.
Aktualität der Verfahrensdokumentation
Ein entscheidender Punkt ist, dass die Verfahrensdokumentation stets aktuell gehalten werden muss. Änderungen im Unternehmen, wie die Einführung neuer Kassensysteme oder Anpassungen von Arbeitsabläufen, müssen zeitnah dokumentiert werden. Nur so ist sichergestellt, dass die Dokumentation bei einer Betriebsprüfung die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegelt. Eine veraltete oder unvollständige Verfahrensdokumentation könnte bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung als Mangel ausgelegt werden und zu Sanktionen führen.
Diese umfassende Struktur ermöglicht es Betrieben, ihre Systeme und Prozesse nicht nur zu dokumentieren, sondern auch zu analysieren und zu verbessern. Somit ist die Pflicht zur Verfahrensdokumentation für Unternehmen auch als eine Chance zu sehen. Denn dadurch wird nicht nur die gesetzliche Konformität gewahrt, sondern potenziell auch die betriebliche Effizienz gesteigert.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation anlegen?
Jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeitet, ist zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Dies gilt unabhängig von der Größe des Betriebs und betrifft sowohl große Handelsketten als auch Einzelunternehmer:innen mit nur einer Kasse. Besonders in Branchen mit intensiver Bargeldnutzung, wie dem Einzelhandel oder der Gastronomie, ist die Dokumentationspflicht von zentraler Bedeutung, da hier die Anforderungen an die Kassenführung besonders streng sind.
Gibt es Hilfsmittel für die Erstellung?
Händler:innen müssen in der Regel Ihre Verfahrensdokumentation selber erstellen, da nur sie über alle relevanten betrieblichen Daten informiert sind. Trotzdem stehen ihnen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung.
- Muster-Dokumente: Steuerberater:innen und Softwarehersteller:innen stellen häufig Vorlagen für Verfahrensdokumentationen bereit.
- Automatisierte Lösungen: Moderne Kassensysteme und Warenwirtschaftsprogramme bieten Funktionen zur Erstellung und Pflege von Dokumentationen.
- Beratung: Steuerberater und IT-Dienstleister unterstützen Händler:innen bei der Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.
- Schulungen und Webinare: Externe Dienstleister:innen bieten Webinare, die der Anwenderdokumentation dienen. Aber auch Schulungen zu den Anforderungen der GoBD sind möglich. Interne Schulungen stellen sicher, dass alle Anwender:innen die Systeme und Prozesse rechtskonform ein- und umsetzen.
So unterstützen wir Sie bei der Dokumentationspflicht an der Kasse
Als Hersteller von Kassen- und Warenwirtschaftssoftware ist die DRS AG ein wichtiger Partner für Händler:innen bei der Erfüllung ihrer Verfahrensdokumentations-Pflichten an der Kasse. Unsere modernen Kassensysteme erfüllen nicht nur die GoBD-Anforderungen, sondern erleichtern auch die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation.
- Automatisierte Dokumentation: Unsere Kassensysteme protokollieren alle Prozesse der Kassenführung automatisch und erstellen Berichte, die direkt in die Verfahrensdokumentation integriert werden können.
- Datenintegrität: Unsere GoBD-konforme Kassensoftware stellt sicher, dass Daten unveränderbar gespeichert werden, was die Nachweispflicht erleichtert.
- Updates und Support: Mit regelmäßigen Software-Updates reagieren wir auf die aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
- Schulungen und Vorlagen: Wir stellen für unsere Kund:innen Schulungen und Muster-Dokumente bereit, um sie bei der Dokumentation zu unterstützen. Wie oben in der Grafik zu sehen, umfasst unser Paket für die Pflicht-Verfahrensdokumentation eine Fülle an Materialien, darunter Handbücher zu unseren Systemen, ein Whitepaper sowie ein FAQ-Dokument und eine Muster-Verfahrensdokumentation.
Als Händler:in profitieren Sie von Kassensoftware, die nicht nur die Kassenführung erleichtert, sondern auch die Grundlage für eine rechtssichere Dokumentation bildet.
Sichere Software-Lösungen und fundiertes Wissen: Die DRS AG ist Ihr starker Partner
Die Verfahrensdokumentation von der Kasse bis zum Datenarchiv ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer gesetzeskonformen Buchführung im Einzelhandel. Händler:innen, die ihre Prozesse klar dokumentieren und moderne Softwarelösungen nutzen, minimieren Risiken und steigern gleichzeitig die Effizienz ihres Betriebs. Wir unterstützen Sie dabei, indem wir die Erstellung und Pflege der Dokumentation erleichtern und so zur Einhaltung der GoBD beitragen. Eine gut gepflegte Verfahrensdokumentation ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein wertvolles Werkzeug für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens.
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